Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; „RODO”), Fabryka Przewodów Energetycznych S.A. informuje:

Kogo dotyczy niniejsza klauzula

Niniejsza klauzula skierowana jest do kontrahentów FPE będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą (w tym wspólników spółki cywilnej), którzy zawarli z FPE umowę, list intencyjny, prowadzą wspólne działania o charakterze handlowym lub gospodarczym albo podejmują działania zmierzające do ich podjęcia.

Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Fabryka Przewodów Energetycznych S.A. z siedzibą w Będzinie, ul. Sielecka 1, 42-500 Będzin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0000069315, NIP: 6250010586, REGON: 000038505 („Administrator” lub „FPE”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się
z Administratorem pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej lub pocztą elektroniczną na adres: rodo@fpe.com.pl.

Zakres przetwarzanych danych

FPE przetwarza dane związane z działaniami kontraktowymi o gospodarczymi, w szczególności: imię i nazwisko, firmę pod którą prowadzona jest działalność gospodarcza, adres prowadzenia działalności i adres do korespondencji, NIP, REGON, numer rachunku bankowego, służbowe dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu), a także dane zawarte w składanych ofertach, zamówieniach, umowach, dokumentach rozliczeniowych i korespondencji.

Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa, a w zakresie danych rejestrowych – również z rejestrów publicznych (CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa KAS).

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe będą przetwarzane przez FPE na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w celu podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (w szczególności rozpatrzenia zapytania ofertowego, przedstawienia oferty, prowadzenia negocjacji) oraz w celu zawarcia i wykonania umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w celu spełnienia wymogów ustawowych (konieczność wypełnienia przez FPE obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa, w szczególności archiwizacyjnych, podatkowych, rachunkowych oraz sprawozdawczych);
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – z uwagi na konieczność realizacji prawnie uzasadnionych interesów FPE, polegających na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed ewentualnymi roszczeniami, weryfikacji wiarygodności i statusu podatkowego kontrahenta, prowadzeniu bieżącej komunikacji związanej ze współpracą, a także na realizacji wewnętrznych celów administracyjnych, sprawozdawczych i kontrolnych FPE.

Odbiorcy danych

• Dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem FPE może przekazywać podmiotom przetwarzającym je na zlecenie FPE na podstawie umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych (np. dostawcom i serwisantom systemów informatycznych, dostawcom usług hostingowych i poczty elektronicznej, podmiotom świadczącym usługi księgowe, doradcom, audytorom) oraz innym administratorom w zakresie niezbędnym do realizacji współpracy (np. bankom, operatorom pocztowym i firmom kurierskim, ubezpieczycielom, kancelariom prawnym, podmiotom prowadzącym działalność windykacyjną), oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów (np. sądy, organy ścigania) – na podstawie posiadającego podstawę prawną żądania.
• Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego (rozumianego jako państwo znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, EOG), ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.

Okres przetwarzania

Dane osobowe będą przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane, przy czym:

• dane przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy – przez czas obowiązywania umowy, a po jego upływie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego);
• dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej;
• dane przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes FPE – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo do czasu ustania tego interesu, w szczególności do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• dane przetwarzane na etapie przedkontraktowym, jeżeli nie doszło do zawarcia umowy – przez okres niezbędny do zakończenia postępowania ofertowego oraz do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń z tym związanych.

Wskazane okresy mogą ulec wydłużeniu, jeżeli obowiązek dalszego przechowywania danych wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego albo jest niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Państwa prawa

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania (poprawienia) danych osobowych,
• usunięcia danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania lub dane przetwarzane były niezgodnie z prawem,
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych, gdy Pani/Pan kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale Pani/Pan sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystania, gdy są one Pani/Panu potrzebne, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w dowolnym momencie, wyłącznie z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją i tylko w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt z Administratorem pisemnie na adres jego siedziby lub pocztą elektroniczną na adres: rodo@fpe.com.pl.

Informacja o wymogu podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak stanowi warunek zawarcia i wykonania zobowiązań kontraktowych (umowy, listu intencyjnego itp.). W zakresie, w jakim obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa (w szczególności podatkowych i rachunkowych), ich podanie jest wymogiem ustawowym.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W oparciu o dane osobowe FPE nie będzie podejmowała zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.

Aktualizacja klauzuli

FPE zastrzega możliwość aktualizacji niniejszej klauzuli w przypadku zmiany przepisów prawa lub zasad przetwarzania danych osobowych. Aktualna wersja klauzuli jest każdorazowo publikowana na stronie internetowej FPE. Wersje archiwalne, wraz ze wskazaniem okresu ich obowiązywania, są przechowywane przez Administratora i udostępniane na żądanie.